Interne audit ISO 9001

Een interne audit volgens ISO 9001 is een systematische en onafhankelijke beoordeling van het kwaliteitsmanagementsysteem binnen een organisatie. Het doel van de interne audit is om vast te stellen of processen voldoen aan de eisen van de ISO 9001-norm, de eigen procedures van de organisatie en de gestelde kwaliteitsdoelstellingen. De audit wordt uitgevoerd door een interne auditor of een onafhankelijke auditor die beoordeelt hoe processen worden uitgevoerd, documenten en registraties controleert en gesprekken voert met medewerkers. De bevindingen worden vastgelegd in een auditrapport, waarin eventuele afwijkingen en verbetermogelijkheden worden benoemd. Belangrijke kenmerken van een interne audit zijn objectiviteit, een gestructureerde aanpak, focus op continue verbetering en het leveren van waardevolle informatie voor het verbeteren van de prestaties en effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem.

De interne audit ISO 9001 is een verplicht, systematisch en periodiek onderzoek binnen organisaties die gecertificeerd zijn volgens de ISO 9001. Deze audit vormt een essentieel onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem en is gericht op het beoordelen van de betrouwbaarheid, effectiviteit en consistentie van processen en werkwijzen.

Een interne audit ISO 9001 moet tenminste één keer per jaar uitgevoerd en richt zich op het goed functioneren van de ISO gecertificeerde organisatie als geheel. Daarbij wordt onderzocht in hoeverre processen voldoen aan de eisen van de ISO 9001 norm en relevante wet- en regelgeving. Het is een test waarbij we de eisen van de norm en de uitvoering van processen met elkaar vergelijken.

Toetsing processen en werkwijzen

Toetsing processen en werkwijzen

In het ISO 9001 managementsysteem van een ISO gecertificeerde organisatie heeft het verplichte interne audit onderzoek naar de juiste invulling van de normeisen een belangrijke plaats. De interne audit richt zich op de vraag of processen betrouwbaar functioneren conform de voorwaarden van de norm. Hierbij wordt de praktijk binnen de organisatie vergeleken met de in de ISO 9001 standaard vastgelegde procedures en werkinstructies.

De interne auditor beoordeelt tenminste jaarlijks onder andere:

of processen leiden tot producten en diensten van de gewenste kwaliteit
of wordt voldaan aan de eisen van de ISO 9001 norm
of wettelijke verplichtingen en klantverwachtingen worden nageleefd
of eerder genomen verbetermaatregelen effectief zijn

Daarnaast wordt onderzocht of de organisatie in staat is om risico’s te beheersen en kansen voor verbetering te benutten.

verificatie

Verificatie, evaluatie en risicobeoordeling

De interne audit heeft ook een verificerende en evaluerende functie. Er wordt gecontroleerd of gegevens die gebruikt worden voor besluitvorming juist en betrouwbaar zijn en of beheersmaatregelen effectief functioneren.

Verder draagt de audit bij aan:

het identificeren van potentiële risico’s
het evalueren van eerder ingevoerde verbeteringen
het toetsen van behaalde doelstellingen
het signaleren van mogelijkheden voor kostenbesparing

Hiermee vormt de audit een belangrijk instrument voor het continu verbeteren van het managementsysteem.

beoordeling

Planmatige uitvoering en objectieve beoordeling

De methode van uitvoering van de periodieke interne audit zoals die voor ISO 9001 gecertificeerde organisaties is voorgeschreven in de norm vereist een zorgvuldige voorbereiding. Voor elke audit worden auditcriteria en de reikwijdte vastgesteld en worden auditors geselecteerd. Tijdens de audit worden interviews gehouden, processen beoordeeld en wordt de feitelijke werkwijze vergeleken met de vastgelegde afspraken.

Een belangrijk uitgangspunt hierbij is objectiviteit en onpartijdigheid. De audit moet een betrouwbaar beeld geven van de werkelijkheid binnen de organisatie. Daarom is het van belang dat de auditor onafhankelijk kan opereren en beschikt over voldoende kennis van de norm en de organisatie.

opvolging

Rapportage en opvolging

De bevindingen van de interne audit worden vastgelegd in een auditrapport. Dit rapport bevat:

geconstateerde afwijkingen
sterke punten
conclusies
aanbevelingen voor verbetering

Het management bespreekt deze resultaten en stelt corrigerende maatregelen en verbeteracties vast. Deze acties moeten zonder onnodig uitstel worden uitgevoerd en opgevolgd. De organisatie is verplicht om gedocumenteerde informatie bij te houden als bewijs van de uitvoering en opvolging van het auditprogramma.

kwaliteit en imago

Bijdrage aan kwaliteit en imago

De interne audit ISO 9001 draagt bij aan het voorkomen van fouten en incidenten en ondersteunt de organisatie bij het verbeteren van haar prestaties. Door als organisatie zelf een juiste uitvoering van procedures structureel te toetsen en te verbeteren, wordt de kwaliteit van producten en diensten verhoogd.

Daarnaast heeft een goed functionerend auditsysteem een positieve invloed op het imago van de organisatie. Het laat zien dat kwaliteit, betrouwbaarheid en continue verbetering serieus worden genomen, wat het vertrouwen van klanten en opdrachtgevers versterkt.

De interne audit vormt bovendien een belangrijke voorbereiding op externe audits in het kader van certificering.

uitvoering en uitbesteding

Interne uitvoering en uitbesteding

Hoewel het jaarlijkse onderzoek van de interne audit ISO 9001 in principe wordt uitgevoerd door een medewerker van de eigen (ISO gecertificeerde) organisatie, blijkt dit in de praktijk niet altijd eenvoudig. De complexiteit van processen en de beperkte frequentie van audits maken het lastig om voldoende expertise op te bouwen.

Daarnaast kan het beoordelen van collega’s onderling spanning veroorzaken en de objectiviteit beïnvloeden.

Om deze redenen kiezen veel organisaties ervoor om de interne audit ISO 9001 uit te besteden aan een externe auditor. Een externe specialist beschikt over actuele kennis van de norm, ruime ervaring en een onafhankelijke blik. Dit leidt vaak tot diepgaandere analyses en meer waardevolle verbeterpunten.

kosten

Kosten en tijdsbesteding

De periodieke interne audit ISO 9001 is een periodiek terugkerende verplichting voor organisaties die gecertificeerd zijn volgens de ISO 9001 norm. Het zelf uitvoeren van de interne audit ISO 9001 brengt kosten met zich mee in de vorm van tijdsbesteding. Zowel de interne auditor als de geïnterviewde medewerkers besteden tijd aan voorbereiding, uitvoering en rapportage.

Deze tijd kan niet worden besteed aan reguliere werkzaamheden, zoals projecten of dienstverlening. Door de audit uit te besteden, kunnen deze indirecte kosten vaak worden beperkt, mede door de efficiëntie en ervaring van een externe auditor.

Waarom ISOMANAGEMENT?

Interne audit ISO 9001 uitbesteden aan ISOMANAGEMENT?

Het uitbesteden van de voor ISO 9001 certificering noodzakelijke interne audit aan ISOMANAGEMENT betekent dat het volledige auditproces op een systematische wijze periodiek wordt uitgevoerd door een ervaren en onafhankelijke auditor van buiten de organisatie. Hierbij wordt de vastgelegde beleids- en processtructuur vergeleken met de feitelijke uitvoering in de praktijk.

Afwijkingen worden inzichtelijk gemaakt en samen met het management wordt bepaald welke verbeteringen nodig zijn. Dit draagt bij aan een hogere mate van betrouwbaarheid, consistentie en kwaliteit binnen de organisatie.

Door gebruik te maken van externe expertise wordt de interne audit niet alleen een verplichting, maar vooral een krachtig instrument voor verbetering en groei.

MEER WETEN OVER DE INTERNE AUDIT ISO 9001?

Wilt u meer weten over de interne audit ISO 9001 of over de mogelijkheden om deze uit te besteden? Neem dan gerust contact op met een van onze adviseurs of stel uw vraag via het informatieformulier.

Interne audit ISO 9001