Interne audit ISO 9001

Kosten interne audit zelf doen

Interne audits zijn een onderzoek naar het op de juiste wijze functioneren van de organisatie volgens de eisen van de norm. Interne ISO 9001 audits kunt u zelf op een goede manier laten uitvoeren door de eigen medewerkers. Dit brengt kosten met zich mee aan tijdbesteding door de eigen interne auditor en aan de tijdsbesteding door de medewerkers binnen de organisatie die door de auditor worden geïnterviewd. Deze tijdsbesteding bestaat uit de investering in tijd voor de voorbereiding en uitvoering van het onderzoek, de tijd van de werknemers die worden geïnterviewd en de tijd voor de rapportage van mogelijke verbeteringen aan de directie.
De kosten voor de tijd die wordt beteed door uw medewerkers, leidinggevenden en overige staf, is tijd die door hen niet aan projecten producten of diensten kan worden besteed. Deze kosten voor de interne audit ISO 9001 worden bij uitbesteding veel lager door de ervaring en opgebouwde kennis van de ingehuurde externe auditor.

Interne audit uitbesteden

Een interne audit ISO 9001 is een verplichte interne controle of de organisatie op de juiste wijze voldoet aan de normeisen. De interne auditor onderzoekt of het management en de werknemers werken conform de afgesproken werkwijzen en deze verificatie wordt vaak uitgevoerd door een werknemer in dienst van de eigen organisatie. Een interne audit ISO 9001 uitbesteden kan ook een goede beslissing zijn. Immers, uw organisatie is een  is een samenbundeling van kennis en vaardigheden van personen die met elkaar samenwerken om resultaten te behalen. Wanneer enkele van deze samenwerkende medewerkers van een organisatie elkaar moeten beoordelen kan dit onderling wrijving veroorzaken.
De eisen die ISO 9001 stelt aan de interne audit zijn soms vanuit de tekst van de norm lastig te interpreteren. Wat wordt er in dit document nu wel en niet gevraagd? Wij kunnen u hier duidelijkheid verschaffen of zelfs de verplichting van deze lastige, jaarlijks terugkerende, interne audit van u overnemen.
Een interne audit ISO 9001 uitbesteden aan ISOMANAGEMENT betekent dat het periodiek onderzoek, naar een juiste uitvoering van processen en naar mogelijke verbeteringen binnen het kwaliteitsmanagementsysteem, uit handen wordt gegeven aan een extern onafhankelijk deskundig adviesbureau.
Het onderzoek wordt dan jaarlijks uitgevoerd door een ervaren auditor van ISOMANAGEMENT die de papieren werkelijkheid van beleid en doelstellingen, vergelijkt met de gebruikte werkwijze in de praktijk. Wanneer de auditor afwijkingen van de regels constateert wordt door het management nagegaan wat de beste en meest optimale werkwijze is, waarbij zo nodig de schriftelijk vastgelegde procedures worden aangepast. 
De interne ISO 9001 audit uitbesteden is een manier om de consistente betrouwbaarheid en kwaliteit van de uitvoering binnen de organisatie te verbeteren en naar een hoger niveau te tillen. Dit naar een hoger niveau tillen van een goede uitvoering is de beste motivatie voor een interne audit.

Onderzoek betrouwbaarheid

De interne audit ISO 9001 moet een betrouwbaar instrument zijn en bevat daarom de volgende elementen:

1. Controle op de juistheid van gegevens die worden gebruikt voor besluitvorming.
2. Evaluatie van de plannen en maatregelen die zijn getroffen om bedrijfscontinuïteit te waarborgen in geval van verstoringen.
3. Controleren of eerder gedane aanbevelingen zijn opgevolgd
4. Controle of beheersmaatregelen effectief zijn
5. De interne audit ISO 9001 is een onderzoek en controle naar de betrouwbaarheid van de gebruikte processen.
6. Beoordeling van de eigen producten en diensten op risico's op afwijkingen en mogelijke verbetermogelijkheden.
7. Onderzoek of goede, veilige, betrouwbare producten worden geleverd
8.  verificatie of  inkopen bij een vertrouwde leverancier worden gedaan.

De uitkomsten van de interne audit ISO 9001 worden geverifieerd en gevalideerd om de objectiviteit en doeltreffendheid zeker te stellen.
De objectiviteit van het onderzoek kan worden verbeterd door het onderzoek uit te besteden aan een ervaren adviseur van buiten de organisatie.
Een goed uitgevoerde interne audit geeft inzicht in de kwaliteit doeltreffendheid en doelmatigheid van de bedrijfsprocessen en de kenmerken waarmee deze zich positief onderscheiden.

Planmatige voorbereiding

De ISO 9001 interne audit begint met het plannen van een auditprogramma. Deze audit moeten alle processen tenminste eenmaal in drie jaar tijd worden gecontroleerd. Daarbij moet je rekening houden met het belang van de betrokken processen. De interne audit moet extra aandacht geven aan veranderingen die van invloed zijn op de organisatie en de resultaten van maatregelen van voorgaande audits beoordelen op effectiviteit.

Uitvoering

De intern audit voor de ISO 9001 wordt uitgevoerd volgens de volgende in de ISO 9001 norm vastgestelde verplichte stappen: 

1. De criteria en de reikwijdte van de audit definiëren; 
2. Voor elk proces onpartijdige auditoren aanstellen;
3. Audits uitvoeren waarbij de auditor niet zijn eigen werk mag auditen;
4. De bevindingen vastleggen in een rapportage en rapporteren aan het relevante management;  
5. De bevindingen voorzien van mogelijke oplossingen en correcties;
6. Stel met de directie een verbeterplan op;
7. Maatregelen uit het verbeterplan doorvoeren;  
8. Resultaten van maatregelen controleren op effectiviteit;
9. Informatie registreren en bijhouden als bewijs van de uitvoering van het auditprogramma en van de auditresultaten.  

Opvolging

De rapportage mot een schriftelijke verslaglegging zijn in een praktische vorm over de stand van zaken en de bevindingen tijdens het onderzoek. Zo mogelijk worden de bevindingen over de goede uitvoering van de processen uit de rapportage voorzien van gedocumenteerde informatie als bijlagen

Deze rapportage heeft bij ISOMANAGEMENT vaak de vorm van een organisatieadvies.
Het management bespreekt de auditrapportage en stelt vervolgens acties vast waarmee zonder onnodig uitstel passende corrigerende maatregelen worden genomen en verbeteringen conform de normeisen worden doorgevoerd zodat de juiste werkwijzen weer worden toegepast.  De acties moet SMART worden geformuleerd, de vastgestelde maatregelen moeten worden opgevolgd. Er moet gedocumenteerde informatie worden bijgehouden om na de uitvoering het resultaat van die maatregelen en verbeterde werkwijze te kunnen beoordelen en om herhaling van afwijkingen van de juiste werkwijze te voorkomen. 
De resultaten van de interne audit worden gebruikt als input voor de directiebeoordeling of managementreview.

Interne audit ISO 9001, meer weten?

Wanneer u meer wilt weten over de interne audit ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 of andere normen, of u wilt deze aan derden uitbesteden? Neem dan gerust even contact op met ISOMANAGEMENT of stel uw vragen met het informatieformulier. De kosten van de ISO 9001 interne audit zijn afhankelijk van het aantal medewerkers en van de complexiteit van de organisatie.